受付になるには?必要スキルや向いている人の特徴などを具体的に解説

受付になるには?必要スキルや向いている人の特徴などを具体的に解説

受付になるにはどんな資格やスキルが必要なのか?取得した方が良い資格や、仕事を続けていくうえで役立つスキルなどお伝えします。この仕事に向いている人や適性のある人、受付という仕事の現状、将来性などについても詳しく紹介していきます。

受付になるには何が必要?

受付になるために必要な資格や学歴などはなく、一般的には大学や高校を卒業して受付の求人に応募する流れとなります。受付という仕事は資格よりもスキルの方が役に立ちます。

受付業務では社内情報のチェックや会議室の予約など、パソコンを利用する機会もあります。職場によっては英語力が必要であったり事務スキルが必要であったりと、接客以外のスキルが求められることもあります。ここでは学生であるうちに、就職前に身に付けておくと有利になる資格やスキルについてお伝えしていきます。

就職前に身に付けておくと良いスキル

顧客情報の管理や社内情報の確認などで使用するパソコンは、今やなくてはならないものとなっています。WordやExcelを使えるレベルまでパソコンを使えるようになれば、現場で役立つスキルとして有利に働くことでしょう。

ビジネスマナーは仕事をしていくなかでも身に付けることはできますが、粗相をしてしまわないよう事前に学んでおくことも大切です。適切なマナーや言葉遣いを習得するため、秘書検定の資格を取得しておくと良いかもしれません。

職場によっては英語力が必要な場面もあるでしょう。TOEICなどの資格を取得して語学力を磨いておけば、外国人のお客様が訪ねてきた場合でも対応することができ、職場で重宝されることもあります。

受付に求められるものは相手の気持ちを汲み取り、初対面でも相手の要望をしっかりと把握できるコミュニケーション能力です。相手の機嫌を損ねない人当たりの良さも必要ですが、日頃から積極的に人に話しかけ、何かを察知する「気づく力」を鍛えておくといいかもしれません。

ビジネスマナーやパソコンスキルを身に付けるには?

ビジネスマナーを身に付けるために秘書検定の資格を取ることをお伝えしました。秘書検定の試験内容は実務レベルでも役立つ内容で、ビジネスの現場はもちろん、日常業務の効率化にも有効です。秘書検定2級は独学でも合格できる難易度なので、ぜひとも取得しておきたいところです。

英語力についてはTOEICがありますが、まずは英検2級レベルの500点を目指すといいでしょう。現場で必要な英語力は外国人と話せるかどうかなので、実用性のある英語力を身に付けるため英会話教室へ通ってもいいでしょう。最近はパソコンを使って講師と1対1でレッスンできるサービスもあります。

パソコンスキルについては「マイクロソフトオフィススペシャリスト」などがありますが、そこまで本格的な資格は必要ありません。パソコン教室へ通ったり、独学でWordやExcelを勉強することでも、現場で使えるスキルにすることはできます。

その他の細かな役立つスキル

受付の仕事では細かな作業や嫌な出来事もあるでしょうが、それらに耐えることができる忍耐力も必要です。日々の業務を着実にこなし、ふだんは行わず忘れがちな季節ごとの仕事でも、忘れず準備し実行する注意力の高さも必要です。

コミュニケーション能力や注意力の高さなどは生まれ持った性格によるところもありますが、ふだんから意識することで身に付けられる部分もあります。受付は会社の「顔」ともなりますし、常に周りから見られています。

自分がいつでも見られていることを意識し、周りの潤滑油となる柔軟さを持つことができれば、会社にとってなくてはならない人材にもなれるでしょう。

受付に向いている人、適性がある人

受付の仕事をするうえで大切なことは、お客様を不快にさせず丁寧な対応が取れること、相手の要望にしっかりと応えていくことです。ここでは相手のことを思いやれるような受付に向いている人、適性がある人について紹介していきます。

人と関わりを持つことが好きな人

人との関わりを持つことが好きな人、どんな人にも笑顔で対応できる人は受付の仕事に向いているといえます。人との出会いが多いことが受付の魅力ともいえますが、人との関わりが苦手な人にとってはストレスを感じてしまう仕事かもしれません。

大きな会社なら毎日何百人という人が来社することもあります。受付はどんなに忙しくても、お客様一人ひとりに向き合い、しっかりと対応しなくてはなりません。そのような対応が負担にならないかを考えることは、受付という仕事に就くうえで大事なポイントとなるでしょう。

今までの経験が生かせることも

受付という仕事は未経験でも始めやすい仕事で、今まで経験してきた仕事の経験が生かせる場面もあります。以前の仕事で接客経験があれば、お客様への対応の仕方が身に付いているため、言葉遣いや立ち居ふるまいなど基本的なことは備わっているでしょう。

また、事務経験があればWordやExcelも操作できるでしょうし、資料作成や社外とのメールのやり取りの経験もあれば、即戦力として現場で重宝されることもあるでしょう。総務経験がある人は、会社組織のなかでも貴重なパイプ役の経験があるとして有利に働くかもしれません。

フットワークの軽い人

礼儀正しく丁寧な仕事をすることも大切ですが、それと同じく迅速に動くフットワークも大切です。現場では時間内に物事を進める必要がありますし、お客様を待たせてしまえば不快な思いをさせてしまうことにもなります。

フットワークが軽く、スピーディーに物事を進めることができれば、相手からの印象や評価も変わってきます。仕事にダラダラと取り組むのではなく、スピード感を持って対処することができる人は受付の仕事に向いているといえるでしょう。

所属部署を変えながら受付となる人もいる

仕事をスピーディーに進めるといっても、はじめて行う仕事をスムーズに進めていくのは難しいでしょう。そこで行われているのが所属部署を変えながら受付業務へ配置する方法です。

特に新卒採用で多いのが、はじめから受付として採用されるのではなく、最初に「総務部」や「管理部」などへ配属し、本人の希望や適性を考慮して受付業務に配置されるケースです。働きながら必要な知識やスキルを身に付けていくことができるので、初心者でもスムーズに受付の仕事に慣れていくことができます。

受付という仕事の現状と将来性

受付という仕事はさまざまな企業、さまざまな組織のなかで活躍の場があります。企業のIT化が進み、一部の企業では受付でタッチパネルやロボットを採用するケースもあるようですが、複雑な用件は本物の人間にしか対応することができません。ここでは受付という仕事の現状と将来性、セカンドキャリアについてお伝えしていきます。

受付はまだまだ必要とされる仕事

近い将来、どんなにIT化が進んでも受付という仕事がなくなることはないでしょう。まだまだ多くの企業や組織のなかで受付として活躍する人がいますし、ロボットにはない高い対応力が人間にはあります。

受付はデパートやアミューズメントパークのような業界でも活躍しています。このように、受付がさまざまな場面で広く活躍しているというのは、「人間のおもてなしは人間にしかできない」ということの表れでもあるといえるでしょう。

セカンドキャリアについて

勤める会社によりますが、受付は定年まで働き続けることが難しい仕事でもあります。どんな時でも笑顔で対応する接客力や、さまざまなクレームに対応してきた経験は接客業全般で生かすことができるでしょう。女性であれば美容業界や販売業、アパレル業界が転職先として考えられます。

受付として接待やスケジュール管理、文書作成や事務経験を積んでおくことができれば、秘書となっても役立つ部分が多くあります。英語などの語学力を高めて対応の幅を広げたり、専門的なスキルが必要な事務作業に挑戦したりと、さらに深い内容の仕事にキャリアアップすることもできるでしょう。

接客業に疲れたという人に人気の転職先が一般事務です。最低限のパソコンスキルさえあれば未経験でも採用されているケースもあり、就職してから仕事を覚えていくこともできます。

受付になるには?まとめ

将来のことも考えていく必要がある

受付としての立ち居ふるまいは「経験」に基づく部分も多いため、日々の仕事に一生懸命取り組みながら経験を積み重ねていく必要があります。受付の仕事で身に付けた適切なマナーや丁寧な言葉遣いは、ふだんの生活でも役立つことでしょう。

勤める会社によっては長く働き続けることが難しい仕事でもあるだけに、受付として働きたい人はその後の将来のことも考え、語学力などさまざまなスキルを磨いていく必要もあるといえます。

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