総務になるには？必要資格や向いている人の特徴などを具体的に解説

総務になるには会社に就職し総務の仕事に配属される必要があります。総務は社内の「何でも屋」と呼ばれることがあります。これはどの部署も管轄ではない仕事を総務が行うことが多いからです。会社によっては経理や人事を兼ねており、その場合業務内容は広く専門的になります。

総務になるには何が必要？

総務はどんな仕事をしているのか？会社全体のことを考えて動く必要がある

総務の仕事は営業などで業績を上げる必要はないものの、全体に関係する管理や運営業務を行うことが多いため、会社全体のことを考えて仕事をする必要があります。例えば労務管理は福利厚生や労働環境など、社員が働きやすいよう労働環境を整備します。

例えば全体の残業時間を把握して問題があれば「人員を増やしてもらえるよう調整する」「業務の効率化につながるシステムを導入する」「無駄な残業であれば改善するよう指示をだす」などの改善案を出したり指導したりします。社員が働きやすい労働環境を作るために、労務や法律的な知識を必要とされることもあります。

そのほか上場企業の一大イベントである株式総会の進行や会場のセッティングなどは総務が行うことが多いです。IR関係の仕事をした経験や専門的な知識があったほうが、自分が勤めている会社の経営や投資について把握しやすいでしょう。

経理・人事・労務など、会社によっては専門的な知識や経験が求められることも

総務の仕事内容は会社によっても異なります。社員が多い大会社であれば「経理部」「人事部」「総務部」といった具合に役割がはっきりしているため、経理や人事の実務をすることはありません。

しかし、中小企業の社員が少ない会社は総務部が経理や人事の仕事を兼任していることも多く、少人数で日々の業務をこなしていることもあります。そのため、経理を兼任する場合社員の給与計算なども行います。人事を兼任する場合は求人を出したり面接を行うなど、採用を担当する場合もあります。

そのため総務部の求人には簿記の資格や、人事関係の仕事経験があれば歓迎してもらえることも多いです。会社によって異なりますが、得意な専門分野があれば仕事で重宝してもらえるかもしれません。

社内外の人と良い関係を築く必要あり！コミュニケーション能力は必要

総務は自ら営業を行うことがないので、コミュニケーション能力はあまり必要ないのではないかというイメージを持たれることもあります。しかし、実際には会社全体の管理を行うことも多いため、円滑に仕事を行うためにもコミュニケーション力が必要です。

総務以外の社員は備品の発注や建物の管理などの不具合があれば総務に相談します。逆に総務から他の部署に仕事を依頼することもあり、他の社員に仕事を頼んだり指示しなければならない場面もあります。その際、快く仕事を引き受けてもらうためには社内でのコミュニケーション力が不可欠です。

また、一般企業の総務は外部との窓口的な役割を担っていることも多いです。会社の電話番号が書かれた先の部署が「総務部」になっているのを目にしたことがある人も多いのではないでしょうか。総務部は会社のコンプライアンス面を管理していることが多いため、外部からのクレームや意見は総務部が受けます。

会社を代表して対応する必要があるため、相手の話をしっかり聞くコミュニケーション力や、真摯に対応するが誠実さが必要になってきます。

総務に向いている人はどんなタイプの人？

縁の下の力持ちとして全社員から頼られることにやりがいを感じる人

総務は「雑務が多い」「何でも屋」というイメージを持つ人が多いです。実際裏方の仕事が多く、他の社員から仕事を頼まれたり相談されたりすることもあります。日常的な内容であれば建物の管理関係や、備品の発注などです。

忙しいときに雑務的な仕事を頼まれてしまったり、会社の方針と社員の要望が一致せず板挟みになってしまったりすることもあります。しかし、誰かに頼りにされることに喜びを感じる人は総務に向いていると言えるでしょう。

また、総務はひたすら裏方の仕事を行い、なかなか表舞台で活躍する機会がありません。縁の下の力持ちとして裏方で仕事を続けられる人しかできない仕事です。

頼まれたり頼んだりするのも総務の仕事！コミュニケーション力が高い人の方がいい

総務の仕事は経営と密接に関係した内容も多く、自分より立場が上の人と話す機会も多いです。また会社の経営にかかわる上層部と社員との橋渡しになることもあります。

例えば社員の声を経営者に意見として伝え、要望を聞いてもらいよりよい職場環境に貢献することもあります。逆に、経営者や会社の方針を決める上層部からの意見を他の社員に伝えたり、改善策を練って改善に努めることもあります。

立場的に経営者と他の社員との板挟みになってしまうこともあるでしょう。会社全体が良くなるように、さまざまな人から要望・要求を聞き適切に対処するためのコミュニケーション力がある人が向いている仕事と言えます。

また外部からのクレームやコンプライアンスに関する意見が挙げられたとき、総務が対処することが多いです。この時も担当する総務の人柄やコミュニケーションの取り方ひとつで結果が大きく左右してしまうこともあります。

経理・人事・法律などの専門的知識が豊富、もしくは働いた経験がある

中小企業の場合は特に、総務の仕事に人事・労務・経理・庶務などさまざまな業務を兼任していることが多く、経理や労務については特に専門性が求められます。

そのため中小企業の「総務」として中途採用の募集があるときは、経理や労務・人事などの職務経験がある人の方が歓迎されることが多いです。業務内容を絞って就職したい場合は面接で、経理や人事の業務をこなす必要があるのか確認しておいた方が良いでしょう。

新卒採用されて「総務部」や「総務課」への配属されることもあるかもしれませんが、社員が多い大企業などでは自ら選んで総務の仕事に就くのは難しいかもしれません。「事務」「総合職」として採用されて、たまたま配属された先が総務だったというパターンの方が多いです。

会社によっては、さまざまな部署を経験しなければ正社員の総務になれないところもあります。事務的な要素が多い場合は派遣社員やパートなどを雇って人員確保していることもあります。

総務になるのに有利な資格はある？

総務になるために必要とされる特定の資格や教養はありません。会社全体を管理したり調整を行う仕事も多く、経理や労務について流れがわかっていた方がスムーズに仕事を進められます。また、エクセルやワードは最低でも基本操作ができたほうが良いでしょう。

資格も知識も身につく！「東京IT会計専門学校　ITビジネスコース」

最近ではどんな仕事に就いたとしてもパソコンスキルや情報セキュリティの知識は必要とされます。ITビジネスコースは最新のIT技術をビジネスに取り入れ、活用していく方法を学ぶことができます。

パソコンスキルや知識を証明できる資格を多く取得でき、就職後のあらゆるビジネスシーンで活用できるビジネスマナーもカリキュラムに組み込まれています。総務の仕事は外部の人と接する機会も多く、時に社長秘書のような仕事を行うこともあります。社会人としてのビジネスマナーを修得できる機会があると、自信をもって業務を行えるでしょう。

就職後も生かせる資格取得を在学中に目指せる、授業サポートが充実

ITビジネスコースでは国家資格である「ITパスポート」や、経理に必要不可欠な簿記検定の資格取得も目指すことができます。ITパスポートの資格取得のためには、社会人に必要なセキュリティやネットワークのことを網羅的に学ぶ必要があります。

そのためエンジニアなどの専門職だけでなく、社会人全般に役に立つ内容です。試験では企業活動や法務、経営やシステム戦略についての出題があり、経営の基本について学ぶことができます。これは、会社全体の管理や調整をすることが多い総務を目指す人には、勉強しておいて損はない内容と言えるでしょう。

会社によっては、総務が経理の仕事を担うこともあるため簿記の基礎知識があったほうが総務の仕事を目指すのであれば心強いです。また、経理関係の実務は行わないにしても、経理関係の仕事を把握することで会社経営やお金の流れについて把握しやすくなります。総務として能力の幅を広げるだけでなく、経営の勉強にもなります。