「企業から採用内定通知をもらったけれど、別の企業に行きたいので断りたい」というとき、いつどうやって断ったら、一番波風が立たないのでしょうか？企業の内定を、最も無難に断る方法をご紹介します。

採用内定後に辞退することになったら、いつ断ればいい？

辞退するなら、少しでも早く電話で断るのがマナー

内定を辞退することが完全に決まっているのであれば、少しでも早く辞退するのがマナーです。企業は内定を出した以上、採用することを前提に話を進めています。少しでも早く辞退することで、企業側は他の人に内定を出すこともできますし、他に候補がいなければ再度求人をかけることもできます。

内定を辞退する際は、メールや手紙ではなく、電話ではっきりと辞退する旨を伝えましょう。「内定を辞退するのに、いまさら直接話をするなんて、気が引ける」と思うかもしれません。しかし、メールや手紙は確かに届いたかどうかがはっきりしないので、内定辞退の方法としては不向きです。

電話できちんと意思を伝え、企業側に納得してもらうのが、ビジネスマンとしてのマナーです。採用担当者も、内定を辞退される経験は何度もあるはずなので、残念だとは思っても驚いてうろたえるようなことはありません。

採用内定後に辞退するとき、一番無難な断り方は？

内定を辞退するときの電話は、言い方に気を付けて

では、採用内定後に辞退する際は、どのような言い方をするのが無難なのでしょうか？「別の会社からも内定をもらい、そちらの会社に行きたいので辞退します」と言えば正直ですが、あまりにストレートに話してしまうと、採用に向けて前向きに動いてくださった会社に対して失礼にあたります。

たとえばこのような言い方をすれば、波風を立てることなく、無難に内定を辞退することができるでしょう。

ここで大切なのは、別の会社に行くことを隠していい加減な言い訳をするのではなく、内定を辞退する会社に対して敬意を表しながら、言葉を選んで話すことです。

先方としても、たくさんの時間と労力を使って内定を出したのですから、「あちらの会社の方がいいから決めました」と電話をもらったら、思わずムッときてしまうでしょう。ここはビジネスマンとして失礼のないよう、礼を尽くす必要があります。

「本来はこちらから直接お詫びに伺うべきところ」というセリフは、現実はあるわけがないのですが、内定を断るということはそれぐらい重い責任があるのだということを、内定を辞退する会社には伝えるべきでしょう。

言い方のポイントとしては、次の順番に伝えるのがベストです。

1. 人事担当者が電話に出たら、まずは相手の都合を確認する。
2. その次に、内定を辞退したい旨をはっきりと伝える。
3. 申し訳ないという気持ちを心から伝える。
4. 電話で謝罪をする失礼をお詫びする。
5. 最後にもう一度お詫びの言葉を述べる。

内定を辞退する理由は、先方に角が立たないような工夫を

内定辞退の電話を入れると、ほとんどの採用担当者は「差し支えなければ辞退の理由を教えていただけますか？」と聞いてきます。興味本位で言うのではなく、上司や担当部署に報告をする必要があるからです。先ほどの事例では、業界の適性を理由に挙げましたが、内定を辞退する理由は人によってさまざまでしょう。

採用担当者が納得する内定辞退の理由としては、次のようなパターンが考えられます。

1. 「職種の適性」を理由に内定を辞退する
   内定を辞退する会社の募集職種は営業職だったが、入社を決めた会社では総合職を募集していた場合などは、「総合職の方が自分の適性に合っていた」という辞退理由が成り立ちます。
2. 「業界の適性」を理由に内定を辞退する
   内定を辞退する会社の業界は運輸業界だが、入社を決めた会社はIT業界だった場合などは、「他の業界の方が自分に合っていた」という辞退理由が成り立ちます。
3. 「同業他社に入社」することを理由に辞退する
   たとえば「ITエンジニアとして転職を考え、2社の採用試験を受けたが、待遇面や福利厚生面などが優れている会社を最終的に選んだ」というケースもあるでしょう。この場合は、ありのままに説明をするのは失礼にあたるので、十分に配慮をして辞退理由を伝える必要があります。

一番無難な言い方としては、「自分の将来をあらためて考えた結果、そちらの会社とのご縁を感じ、最終的にそちらの会社への入社を決断致しました」といった言い方になるでしょう。奥歯にものの挟まったような言い方ですが、同業他社への入社は非常にナイーブな部分でもあり、このような言い方になるのは仕方がないことと言えます。

内定承諾書を出した後でも、断ることはできる？

応募者の中には、「もうすでに内定承諾書を出してしまったけれど、どうしても断りたい」と思っている人もいるかもしれません。そのような場合でも、内定を断ることは可能です。内定承諾書には法的な拘束力がなく、会社にも応募者にもまだ断る権利があるからです。

ただし内定承諾後のキャンセルは、企業側としては採用の意向を聞いてすでに動き始めている可能性が高く、場合によっては多大な迷惑をかけてしまうかもしれません。そのため、内定を断る企業に対して心底詫びる気持ちを持つとともに、より一層丁寧に謝罪する必要があります。

内定承諾後に辞退する際は、電話で辞退の旨を告げた後、さらに謝罪の手紙を送りましょう。言葉だけでなく、書面で深くお詫びの意を伝えることで、辞退する企業に対して誠意を示すことができます。

採用内定後の辞退に関するまとめ

いくつかの企業の採用試験に応募した後、お目当ての企業から内定が出た後は、それ以外の企業の内定を断るという非常に重苦しい作業が待っています。

「どうせもう二度と会わないのだし、適当に断ってしまおう」と思えば、それまでの話ですが、ビジネスの世界ではいつどこでその会社と接することになるかわかりません。たとえ接することがなかったとしても、「礼を尽くさない無礼な人」という悪い評判は、その会社でずっと残り続けます。

そのようなことにならないよう、採用内定後の辞退は、速やかにしっかりと行いたいものです。

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