営業事務になるには?必要資格や向いている人の特徴などを具体的に解説

営業事務になるには?必要資格や向いている人の特徴などを具体的に解説

営業事務は事務職の一種であり、営業チームが円滑に業務を進められるようにサポートを行う職種です。事務処理だけでなく顧客対応も行うことがあり、幅広いジャンルの能力が求められます。営業事務になるためには、どのようなことが必要なのでしょうか。

営業事務になるには何が必要?

営業部門がある企業への就職

営業事務は、営業部門内で営業担当者のサポートをする職種です。営業部門内での事務処理に特化した業務内容のため、営業事務になるためには営業部門がある企業への就職が必須です。

学歴不問が多いが大企業は大卒制限も

営業事務は新卒・既卒問わず募集が多くありますが、雇用の条件に学歴の制限をかけていない企業が多いようです。未経験者歓迎とする募集も多く、応募の条件はゆるい部類にある職種といえます。

ただし、大企業の営業事務は大卒や英語力を条件に入れているところも少なくありません。海外との取引が多くなることや、知識レベルが高い顧客の対応が多くなるため、相応の知識を要求する必要があるためです。

応募の際には自分自身の条件にあった企業を選択することが必要です。

雇用形態はさまざま

営業事務は事務職の一種であることから、正社員だけでなく、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートといったさまざまな形態で雇用されています。

また近年は労働環境の整備が進み、フルタイム時短勤務にも対応できる職種となってきています。産後の女性社員への対応も柔軟に行えることも、人気の職種となる要因の一つでしょう。

営業事務に役立つ資格

営業事務は雇用形態を問わず、非常に多くの募集があります。ただしそれ以上に応募者も多いため、倍率は常に高い状態です。その中で勝ち抜いていくためには他の応募者との差別化が必要となります。

一般的に営業事務に求められる能力は、PCでオフィスソフトの操作ができること、ある程度数字を扱えること、ビジネス上のコミュニケーションが取れることが挙げられます。それらの能力を証明できる資格の取得は、他の応募者との差別化に大いに役立つことでしょう。

PCはWord、Excelといった基本ソフトから、資料作成のためのPowerPoint、データベース管理のためのAccessまで営業事務が関わるソフトは多くあります。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格は、PCのオフィスソフトを扱う能力を形にできる資格の一つです。履歴書にPCを扱えると一言書くよりも、一定以上の質の能力があることの説得力につながります。

営業事務は直接帳簿を処理する場面は少ないですが、会社が扱う数字の性質を知っていることは業務を理解する点においてとても有効です。数字面は日商簿記3級があれば、基本的な会計知識があることのアピールにつながるでしょう。

ビジネス上のコミュニケーションにおけるマナーは、会社がお金をかけてでも学ばせたい分野の知識です。ビジネスマナーに関する資格や秘書検定といった、ビジネスの基本知識を学べる資格を取得しているならば、顧客対応もできる即戦力として期待されるでしょう。

また大企業の営業事務を目指すなら、海外との取引に関する業務を見据え、英語検定による基礎的な英語力のアピールに加え、ビジネス英語検定の取得も判断材料として大きく評価されるでしょう。

営業事務に向いている人、適性がある人

サポートに喜びを見いだせる

営業担当の営業成績を最大限引き出すサポートをすることが営業事務の役割です。時折自ら顧客の対応をすることもありますが、基本的には営業担当が活動しやすいように、資料をそろえ書類を作ることが業務の大半を占めます。

自分自身が主役となり営業成績を上げていくのではなく、営業担当の成績を上げさせるようなサポート役に徹することができ、またサポート役であることに喜びを見いだせることは、営業事務として活躍できる素養の一つといえるでしょう。

明るく前向きなムードメーカー

営業担当は、成績好調な時は人から褒められることも増えて気分も高まりますが、成績不調の時期は怒られたり失敗が重なったりで落ち込むこともしばしば。そんな重くなりがちな営業チーム内の空気を軽くする役割になることを営業事務は期待されています。

大変な目にあって疲れて会社に帰ってきても、いつも朗らかに迎えてくれる営業事務の存在は、営業担当にとってとてもありがたい癒しの存在です。

周囲の人から明るく前向きなムードメーカーと評価されることがあるならば、営業事務にとって大切な素養があるといえるでしょう。

コミュニケーションが好きな聞き役

営業事務は事務職という分類から、ひたすらPCに向かって入力をし続ける仕事というイメージを持たれることもあるようです。

しかし営業事務は営業チームの一員であることから、チーム内での打ち合わせが多く、会議への参加や顧客を直接対応することも少なくありません。PCに向かい続けるどころか、日によってはPCの前にいる時間のほうが短いこともあります。

他人とのコミュニケーションをとることが求められる営業事務は、サポート役という立場から、どちらかというと聞き役になることが多いようです。

不要な主張をせず、相手の話を引き出し、気持ちよく話をしてもらうことが得意ならば、営業事務として大事にされる資質の一つを持っているといえます。

変化に敏感で学ぶことが好き

営業チームを取り巻く環境は日々少しずつ、時には大胆に変化していきます。業界のトレンドや自社が扱う商品の内容、法律による規制など、昨日まで常識だったものが突然変わることも珍しくありません。

営業事務はそういった周囲の変化を敏感にキャッチし、環境にあわせた知識を身につけることで営業担当の活動を最大限にサポートすることが求められます。

敏感に環境の変化を感じ取り、新しい知識を身につけることが好きだという人は、営業事務として多くの営業担当をサポートできる能力を発揮できるでしょう。

営業事務になるための学校・教室

大学は専攻不問

一般的な営業事務の募集の多くは学歴不問としているため、特別な学校に通う必要はないといってよいでしょう。しかし一部の大企業や海外との取引を主とする企業では、大卒以上の学歴や一定以上の語学力を求めることもあります。

幅広い業界や大企業の営業事務に応募したいのならば、専攻は不問であったとしても大学への進学は視野に入れておくのがよいでしょう。

資格のための専門学校

営業事務は需要が高い反面、応募者も非常に多く、特に正社員採用は狭き門です。多くの応募者の中から選んでもらうために、有効な資格を取得することはよい対策といえます。

MOS、簿記、秘書検定、ビジネスマナー検定など、営業事務の仕事に関わる資格はいくつもあり、それらに合格するための知識は専門学校の講座で学べるものがほとんどです。また英会話だけでなく、ビジネス英語を学ぶのにも専門学校の特別講座を受講することがよいでしょう。

短期間、短時間の集中講座で学べるものも多いので、必要な資格に狙いを絞って講座を受け、実際に勉強をしていく中で自分の得意分野にできそうな資格が見つかれば、さらに上級の資格取得を目指していくのもよいでしょう。

営業事務になるには?まとめ

営業部門がある企業を探そう

営業事務は営業部門内での事務処理を請け負う職種です。そのため営業部門がある会社にしか存在していません。

多くの営業事務は学歴不問として募集されますが、大企業では大卒以上と条件をつけることもあるため、大学を卒業しておくことで選択肢は広がります。

サポート役としての活躍を心がける

営業部門の仕事として直接契約を取る業務は営業担当が請け負います。営業事務はその契約をスムーズに進ませるための準備、契約後の顧客と手続きをスムーズに行うための準備を行う役割を担います。

サポート役として業務がスムーズに流れるよう意識すれば、チームの営業成績に大きく貢献することができるでしょう。

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