秘書の仕事内容とは？やりがいや魅力について解説

女性に人気のある職業、秘書。きびきびと、颯爽と働いているイメージのある秘書ですが、実は、多忙な日々や地道な努力を続けて成り立っているようです。今回は秘書の勤務先、仕事の内容、魅力などについてご紹介します。

秘書とはどんな仕事？

総務の専門家、それを秘書と呼ぶ

上司のサポートをほぼ全面的にしなくてはならない秘書は職務が幅広く、上司の身の回りの世話、メールや電話の対応と様々な事をしなくてはいけません。

総務がする事を一人でこなしていく姿は、総務の専門家といってもいいのではないでしょうか。現在日本で秘書として働く場合は、他の部署から秘書室に配属という道が多いようです。

あらゆる仕事をこなさなくてはいけないのが秘書

秘書の仕事内容として、上司のスケジュール管理から電話・メール対応に来客対応、さらに文書作成、そして上記の事をこなしながらも他の雑務もこなさなくてはいけません。時には機密文書を扱う事もある役職です。

上司のサポート業務がメインではありますが、上司が仕事を素早く進められ、成果を上げる事ができるように先を見据えて行動していく仕事です。

臨機応変な対応を求められる仕事

上司に届いた郵便物の重要性や緊急性を見分ける事、上司のスケジュール管理では、講演会か学会等の最初には入っていなかった予定にもその都度調整をします。そのためにも必要に応じて他社や会社内のスタッフと交渉し、スムーズに行えるように考えるのも秘書の仕事の一つです。

さらに、時には主体的にリーダーシップをとり仕事を進め、上司の求めている事を把握しつつ自分の仕事に自信をもって進めていかなくてはいけません。

秘書の給料レベルは一般事務よりは高めの傾向

秘書は専門性が高い仕事なため一般事務より高めとなっています。勤務先にもよりますが、未経験の場合ですと250～350万円が多いです。ですが社長などの秘書となると年収500万円以上貰えることもありえるでしょう。

他にも外資系の企業となると、さらに高水準になってきます。400～700万円もらえる可能性もあります。また役職が高い人の秘書になれた場合、1000万円を超える場合もあるので、夢のある仕事ではあるのではないでしょうか。

秘書の仕事の勤務先や求められるスキル

記憶力、そして判断・行動力が求められる仕事

秘書は、同時に沢山の仕事を同時にこなさなければいけません。そして国内から海外まで飛び回らなければならない多忙な上司のスケジュールの把握も重要です。

誰かに会った後のやりとりの時にも、「いつ、どういう要件で、誰と会ったか」などの報連相を徹底して、すぐにわかるように名刺等をキチンと管理しておかなければならないため、記憶力は仕事上、求められるスキルのひとつです。

他にも、仕事上で想定外な事が起きる場合も多々あるので、その時に応じて適切に判断するための判断力。時には、忙しい上司に代わり、周りのスタッフをまとめてリーダーシップをとり、上司に確認は取りつつも仕事を円滑に進めていけるよう、臨機応変に対応できる判断力が求められます。

さらに忙しい上司に指示を待っているだけではなく、今までの経験を活かしながらどう対応するか考えて自分から行動を移す力も必要となってきます。

身だしなみやマナーも必要

仕事ができる秘書になることは大切です。ですがそれを踏まえた上で秘書になるなら、上司や周囲の人からも信用や信頼してもらえる人間である事も求められます。そのためにも、マナーや身だしなみを身につけておくべきです。

当たり前かもしれないですが、身だしなみやマナーを身につけ気を配ることは、安心して仕事を任せられると思ってもらうのに必要なスキルです。転職する際、重役秘書に抜擢された際にもどんな仕事においても使える基本スキルでもあるので、身に着けておくと将来的に役に立つでしょう。

英語力が生かせる仕事でもある

勤務先にもよりますが、外資系企業となると英語で電話対応や来客対応の場面もあります。さらに社内文書やメール文書もすべて英語というケースもあるので、英語を使ったコミュニケーション能力があると役に立ちます。

そして英文を読み取り解釈するスキルは、昨今、非常に求められています。外資系でなくとも最近はグローバル化が進んでいるため、絶対とは言いませんが英語力がある事で、就職・転職の際にも秘書としての活躍できる場が広がる可能性は大いにあります。

広範囲にわたる勤務先

勤務先は一般企業から、外資系企業、大学や研究所、病院、さらに法律、議員事務所まで広範囲にわたります。

勤務時間は所属先により異なるため、朝早くから夜遅くまで残業、休日出勤もあるので思っているよりも勤務時間は不規則でハードです。上司のスケジュールを把握し、時には朝早くにオフィスの部屋の整備や自分の仕事の準備も重ねてしなければいけません。

上司が遅くまで仕事をしていいて、帰れないという事も多々あります。いざという時のためにも、体調管理には気をつけてハードなスケジュールにも耐えうる体力をつけておくべきでしょう。

秘書の仕事のやりがいや魅力

上司や周りの人からの感謝の言葉や評価

縁の下の力持ちとして働く秘書は上司や自分に関わった人からの感謝の言葉や褒めていただけた事、評価してもらえた時にやりがいを感じられるでしょう。

常に丁寧な対応を求められる仕事であり、緊張感が続く事もあるため、目に見える成果ではなくともそこに気づいてもらえて褒めてもらえる事は長年の気苦労等が認められた気持ちになるのではないでしょうか。

イメージよりも地道な仕事が多いですが、社外のお客様からの良い評価を貰えれば企業に対するイメージもあがり、それが自信となり、これからの活力にもなります。

頭を悩ませる仕事をこなせた時

複数の時間に予定がかさなってしまった時にどうするべきか考えないといけません。また、文書作成、資料作成でも上司が使いやすいように内容を的確に取捨選択する必要があります。

自分で考え、行動する場面が多く頭を悩ませる状況が出会う事も多々ありますが、そんな難しい仕事をちゃんとできた時にはとても大きなやりがいを感じられる瞬間でしょう。

各界のVIPに会えるのも魅力のひとつ

普通に生活している時には会えない世界の人と、仕事を通して出会えるのも魅力のひとつです。企業の社長の近くで一緒に働ける仕事は、そうありません。

さらに高い視点から考える事ができ、他にも社内の沢山の人達や社外の方とも顔を会わせる機会が多く、思ってもみないコネクションや人脈が広がる可能性もあり得ます。

高度なビジネススキルが身に付きます

働いている内に、いままでよりもさらに高度な交渉能力、調整力やビジネスマナー、判断力、対話術、スケジュール管理術など多数のビジネススキルが身につきます。

どんな仕事にも使えるビジネススキルで最初は一般企業の秘書から、キャリアアップして転職する事も可能になります。一般企業から、議員秘書や外資系企業の転職にも高度なビジネススキルはとても重宝されるでしょう。

秘書の仕事内容まとめ

秘書は地道な経験と細かい気配りが求められる仕事

総務の専門家ともいわれる秘書は、多様なスキルと経験が問われる高度な仕事です。

新卒採用はほぼないので、経験を積む事でなれる職業でもあります。そして日々多忙なので、体力的にもハードな面もあります。判断力、行動力、さらに予定の調整を組むために必要なコミュニケーションを駆使しながら、細かい気配りが必要とされるのも特徴といえます。

精神的にも疲れる事が多いので、時には一人だけの時間をとり、心の中を整理する時間も作っておくと、仕事の効率もあがります。勤務先によってはプライベートをゆっくり過ごすというのは難しいかもしれません。しかし、秘書という仕事は人間性が高められ、自分の仕事が企業のイメージをあげる事にも繋げられるので、とてもやりがいを感じられるでしょう。

秘書は一朝一夕でこなすことが難しい仕事です。だからこそ、どんな年齢の人であったとしても秘書という仕事は今までの人生経験が役立つ仕事でもあります。