貿易事務になるには?必要資格や向いている人の特徴などを具体的に解説

貿易事務になるには?必要資格や向いている人の特徴などを具体的に解説

貿易の過程で重要な役割を担う貿易事務になるには、いったいどのようなスキル、適性が必要なのでしょうか。今回はこの記事で、新卒、転職それぞれどのように貿易事務になれるのか、貿易事務になるのに必要なスキル、向いている人の性格的特徴などをご紹介します。

貿易事務になるには何が必要?

新卒で貿易事務を目指すのに必要なこと

新卒で貿易事務を目指す場合、一般的には大学、短期大学、専門学校などで学んだ後、貿易事務の仕事がある総合商社、貿易会社、メーカー、船舶会社などに就職します。

貿易事務には事務能力や語学力が必要ですが、新卒の場合、特に語学力はしっかりと身につけておきましょう。語学力を客観的に示すために、TOEICなどの試験は受けておきましょう。

また、貿易事務では、海外の部署、企業等とも頻繁にやり取りしますので、海外の文化や商習慣についても学んでおくと良いでしょう。

転職で貿易事務を目指すのに必要なこと

転職で貿易事務を目指す場合、実務経験が大いに問われます。これまでに実務経験があれば即戦力として就職することができますが、他業種からの転職などで実務経験がない場合は、はじめから正社員や責任あるポジションに就くのは難しいかもしれません。その場合、パート・アルバイトや派遣などで貿易事務のアシスタント等をしながら実務を身につけ、正社員への昇進を目指すことが考えられます。

貿易事務に関連する資格として、通関士や貿易実務検定などの資格を持っていれば、採用試験でアピールすることができますし、資格のために学んだことは実務でも役に立ちます。

また、語学力を客観的に示すためTOEICや日商ビジネス英語を受けておいたり、事務能力をアピールするためにマイクロソフトオフィス スペシャリスト(MOS)を受けておいたりするのも良いでしょう。

貿易事務に向いている人、適性がある人

事務処理能力に長けている人

貿易事務は、輸出入に関わる仕事なので、書類内容にミスがあったり、仕事が遅すぎたりすると、自社の物流が滞ることとなり、大きな損害が生じます。そのようなことのないよう、求められる期限内に必要な書類をきちんと作成することが必要です。事務処理能力は貿易事務においては当然に求められる能力です。

貿易事務は専門用語が多く、書類も決まった書式などがあり、覚えてきちんと処理するのは、最初はなかなか大変です。ただ、まじめに取り組んでひとつひとつ、きちんと身につけていけば、専門スキルとして評価されますので、将来の昇進や転職にも有利となるでしょう。

語学力がある人

貿易事務は、英語での書類が多いため、英語力は必須です。英語で契約書や税務関係、法律関係の書類を読んだり、書類作成をしたりすることが日常的にありますので、特に英語で読み書きができることが仕事をする上での大前提となります。

また、最近は中国語を使うことも増えてきています。それ以外にも、勤めている企業と取引のある国の言語ができればより有利でしょう。

マルチタスクが得意な人

貿易事務では様々な物品を扱うため、書類作成においては、貨物の到着日、出発日などのスケジュール、納期、その他細々とした点を考慮しながら、正確に対応していくことが求められます。

いくつもの事柄が同時に動いていくということも実務では良くあることです。そのため、様々なことを同時に、正確に捌いていく、マルチタスク能力がある人に向いている仕事と言えます。

女性におすすめの仕事

一般的に、マルチタスク能力や語学力は、男性よりも女性が得意とされています。このため、貿易事務は女性に向いている仕事と言われています。

貿易事務は、力仕事ではなくデスクワーク中心です。また、実務経験があると重宝される仕事です。産休や育児休暇などの待遇は企業によって異なるものの、一般的には女性でも長く勤めてキャリアを積める仕事と言えるでしょう。また、産休などでブランクがある方でも、実務経験があれば復帰や転職が可能です。

柔軟な対応力や忍耐力が必要なこともある

諸外国とは時差もありますし、日本の法律と違うことも多々あります。また、文化や商習慣の違いもありますので、外国との輸出入の過程では、思いもよらないトラブルに見舞われることもあります。貿易事務では、そのような場合でもすぐにパニックになったり投げ出したりせず、きちんと対処する事務処理能力や冷静さが求められます。

また、日本の常識が通用しない場面や理不尽なこと、ひたすら待つしかないことなど、時には忍耐力が必要となることもあるでしょう。日頃から誤解や認識の違いなどがないか、気を配りながら業務を進めていくことが大切です。そのような細やかな心配りができるためには、相応の語学力があることが前提となります。

貿易事務は、流通の一部分を担う仕事ですので、ただルーティーンの事務処理をするだけではなく、諸事情を考慮した柔軟な対応ができる人に向いています。

ルーティンワークもきちんとこなせる人

一方で、ルーティンワークもきちんとこなすことが求められます。貿易事務は、同じような書類作成やメールのやり取りなどが多く行われます。それでもすぐに飽きたり集中力を欠いたりせず、きちんと仕事をこなすことが必要ですので、ルーティンワークもきちんとこなせる人に向いています。

コミュニケーション能力がある人

貿易事務を、始めたての個人が開業することは現実的には非常に難しいため、将来はバイヤーとして独立を目指すような場合でも、最初は企業に勤務することになります。

貿易事務は社内の各部署と連絡を取りながら進めていくため、組織内でのコミュニケーションが必要です。また、取引先の企業や運送会社、銀行、政府機関など、様々な相手ともやり取りすることも必要で、貿易事務においてコミュニケーション能力は欠かせません。

事務以外にも責任を持って取り組める人

貿易事務は、書類作成が主な仕事ですが、仕事ぶりが評価されたり昇進したりすると、相手企業との調整や出荷スケジュールの調整、倉庫の確保といった関連業務を任されることがあります。このような場合、多方面とのやり取りやより多くの事務処理が必要となります。

また、企業によっては契約や営業の部署が分かれていることがあり、貿易事務で優秀な人がアシスタントとして海外へ同行して実務を担うこともあります。

このようなキャリアアップの機会もある貿易事務は、何事にも責任を持ってきちんと取り組める人に向いています。

貿易事務になるための学校・教室

新卒で貿易事務を目指すには

貿易事務には必須の資格などはないため、学歴は関係なく、どの学部、学科を卒業していなければならないといったこともありません。ただ、大手企業では募集要件として大卒程度であることが求められる場合もあります。

新卒で貿易事務を目指したい方は、大学、短期大学、専門学校などの国際コミュニケーション、国際貿易、国際ビジネス、文化人類学といった学部、学科で外国の文化や商習慣について学んだり、外国語学部で語学力を磨いたりしておくことが考えられます。他に、商学、会計、法律なども実務に役立つでしょう。

資格を取得してアピールしたいときは

貿易事務に必要な資格はありませんが、通関士や貿易実務検定、語学力を示すTOEICや日商ビジネス英語、パソコンスキルを示すマイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)などの資格を持っていれば、能力ややる気をアピールすることができるでしょう。

これらの資格は、独学で勉強して取ることも可能ではありますが、専門学校やスクール、通信教育などが沢山あります。中には、ビジネスリテラシー、貿易実務、マーケティングなど、実務に直結する内容を学ぶカリキュラムや、語学力アップと通関士や貿易実務検定の両方を目指すカリキュラムがあるスクール、通信講座などもあります。

実務経験はないが貿易事務に転職したいという場合、このようなスクールや通信講座で学んでおくのもひとつの方法です。また、過去問題や予想問題集などのテキストも多く出ています。ぜひご自分にあった方法を見つけて取り組んでみてください。

貿易事務になるには?まとめ

語学力は必須、資格があればベター

貿易事務には語学力が欠かせません。また、海外の国々の文化、風習などにも配慮が求められます。新卒で目指す場合は、在学中に語学や国際文化などを学んでおくと良いでしょう。

貿易事務は実務経験が求められるので、転職で目指す場合は語学力や事務処理能力をアピールするためにも資格を持っていると有利でしょう。最初は派遣・パートなどの雇用形態やアシスタントのような立場からスタートして、昇進を目指すのが現実的です。

貿易事務の参考情報

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