貿易事務の仕事内容とは?やりがいや魅力について解説

貿易事務の仕事内容とは?やりがいや魅力について解説

貿易事務の仕事内容とは?英語力とコミュニケーション力があれば、未経験でも働くことができる貿易事務という仕事。専門知識を学び、技術や語学力を磨いてキャリアアップを目指すことも可能な貿易事務について、具体的な仕事内容や求められるスキルについてご紹介していきます。

貿易事務とはどんな仕事?

貿易事務とは、貿易(輸出入)に関わる商社やメーカーなどの企業で働く事務職のことをいいます。貿易事務は他の事務職よりも専門性が高く、語学力と専門知識を駆使して主体的に事務仕事をコントロールする重要な仕事です。

貿易事務といっても業界や部署により仕事内容は異なります。ここでは大きく3つのグループに分け、主な仕事と求められるスキルについてご紹介します。

商社・メーカーの仕事

商社・メーカーは海外との交渉、受発注、船積み手配が主な仕事となります。担当する業務により輸出用書類の作成や船の予約なども行います。

貿易事務として必要とされるものは納期交渉などに必要な英語力、折衝能力やコミュニケーションスキルが求められます。それに加えて複数の業務を同時進行でこなす器用さや、法律をもとに総合的に判断する力も必要となります。

国際物流・フォワーダー・船会社の仕事

輸出入にともなう貨物輸送の最善ルートを提案するのが主な仕事。関連会社との調整や折衝、交渉などをメインにして、船積み手配や書類作成、コンテナ船のブッキング業務(スペースの予約)などを担当します。

国際物流の現場では貿易に関する書類作成の経験、関連企業間でのやりとりや、イレギュラー対応などの調整能力が求められます。それに加え、正確でスピーディーな事務処理能力が必要です。

海貨業者・倉庫会社の仕事

商社・メーカーの依頼で輸出入に関する一連の業務を代行する業者で、税関長の許可を受け通関業務を行なっています。輸出入貨物の船積み、荷卸しから通関に関係する一連の業務が主な仕事です。

海貨業者の貿易事務として働くためには英文を読み書きできる英語力が必要で、事務処理の正確性とスピードも求められます。通関士の資格があれば現場で有利になるでしょう。貿易に関する一連の業務を担当するため、専門知識の習得は不可欠。貿易の現場に欠かせない重要な業務なのでやりがいもあるでしょう。

以上、3つのグループに分けて主な仕事を紹介しましたが、勤務する会社の規模により仕事内容も異なります。大企業の場合は、一連の業務の中でも商品受注・発注業務だけを担当することもありますし、小規模企業の場合は商品の受注・発注業務だけでなく、倉庫の手配や通関手続き、代金回収やクレーム処理まで担当することもあります。

貿易事務の具体的な仕事内容

書類作成や申請・手続き、伝票処理や経費計算などさまざまな仕事を担当し、他の社員のサポートをするのが一般的な事務職の仕事。そんな事務職の中でも特殊な地位を築いているのが「貿易事務」という仕事です。

貿易関係の書類作成や申請・手続きなど仕事自体は一般的な事務職と同じですが、その内容はサポートではなく、むしろ輸出入の現場の最前線ともいえる重要な仕事なのです。貿易事務はどのような仕事をするのか、その具体的な仕事内容をお伝えします。

貿易書類の作成・確認

海外との取引となる貿易には高いリスクが伴いますが、そこで必要になるのが多くの書類作成や確認作業。取引する商品やサービスの数量、価格や取引条件などを文書で残し、リスクをできる限り抑えてスムーズな取引を目指します。

輸出入に関する書類は「貿易書類」と呼ばれますが、輸出する商品の品名や数量などが明記されたインボイスなど、さまざまな書類が必要になります。

  • インボイス(Invoice・商業送り状)
  • パッキングリスト(Packing list・梱包明細書)
  • 船荷証券(B/L・Bill of Lading)
  • 信用状(L/C・Letter of Credit)
  • 為替手形(Bill of Exchange)

これらの書類作成や内容確認、書類送付などが貿易事務の仕事です。きちんと書類を作成し、関係者とやり取りするためには、書類の内容を理解できるだけの専門知識も必要です。貿易書類の多くは英語で書かれているため、英文書類を読み書きできる英語力も必要になります。

出荷・輸送・通関などの手配

家電メーカーや自動車メーカーなどの製品を輸出する場合は、工場への出荷依頼、工場から海外まで運ぶためのトラック、船、飛行機の手配や、その許可を得るための輸出通関の手配といった業務が発生します。

資源や農産物を輸入する会社で働く場合は、海外輸出業者への発注手続き、貨物を国内へ持ち込むための輸入通関の手配、空港や港からお客様まで届けるための倉庫や輸送手段の手配などを担当することになります。

輸出入の際には多くの会社が関わることになりますが、海外とのやりとりは基本的に英語が使用されます。場合によってはビジネス会話ができるくらいの英語力が必要となる場面もあります。

出荷・納入管理

貿易書類を作成し、通関の手配をするだけが貿易事務の仕事ではありません。注文された商品の数量や納期データをパソコンへ入力したり、倉庫の在庫数を確認したりして、商品が確実にお客様のもとへ届くよう管理するのも貿易事務の仕事です。

天候の影響や交通トラブルなどで輸送が遅れた場合のスケジュール調整、代替案の提案など、臨機応変に対応しなければいけないケースもありますが、その際も正確かつスピーディーな対応が求められます。

貿易事務に求められるスキルや知識

貿易事務の仕事でまず求められるのが、英文で書かれた貿易書類を理解できることです。英文の書類を読んだり、英語で書類を作成できるスキルが必要となります。

書類作成能力

貿易事務の仕事には通関書類の作成や税金納付処理、商品の保管状況管理や受発注に関わる書類作成など、さまざまな仕事がありますが、貿易書類を正確に理解する知識は必ず必要になります。

さらに、短時間で正確な書類作成ができるスキルも必要ですが、最近ではコンピューター化も進み、パソコン操作を駆使した書類作成の技術も必須となりつつあります。

語学力

海外企業とのやりとりなど、扱う書類の多くが英語なので英語力が求められるのはもちろんですが、ときにはビジネス会話ができるほどの英語力が必要となる場面もあります。

最近では中国語ができる人の需要も増えてきています。対中国ビジネスの取引も増えてきているので、英語と中国語の両方を使える人は引く手あまたになるでしょう。

期限に関する認識

ある意味、輸出入の仕事は時間との戦いでもあり、その手続きでは必ず守らなければならない期限があります。例えば船積み期間や買取り期限、輸入貨物の納期や代金支払いの期限などを正確に把握した上で、取引が滞ることなく進めていく必要があります。

正確かつ迅速に

貿易事務の仕事では、書類を作成する場面が多くあります。書類を正確に作成することはもちろんのこと、記載内容を正確に把握できる理解力も必要です。まずは正確性が強く求められ、迅速かつスピーディーに仕事を進めていくスキルが求められます。

コミュニケーション力

海外を飛び回って交渉する営業マンほどではありませんが、貿易事務の仕事の現場ではコミュニケーション力も必要とされます。特に文化や習慣、言葉が違う国の人と意思疎通ができなければ、行き違いや誤解が生まれてしまいます。

その国の情勢や天候などの影響で交通トラブルが起こった場合でも、さまざまな関係者とスムーズなやりとりができるコミュニケーション力が求められます。

貿易事務の仕事内容まとめ

キャリアアップも望める貿易事務

貿易事務という仕事は、英語力は必須。ときにはビジネス英語が使える器用さも必要になりますが、専門知識や技術を高めていくことでキャリアアップも望めます。

貿易事務が働く業界を3つに分けて紹介しましたが、「商社・メーカー→国際物流→海貨業者」と進むにつれ、さらに高い知識と技術が求められていきます。自身のキャリアアップを目指し、商社・メーカーからステップアップしていくこともおすすめです。

貿易事務の参考情報

平均年収450万円~550万円
必要資格 必要資格なし
資格区分 -
職種事務

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